На сайті 11893 реферати!

Усе доступно безкоштовно, тому ми не платимо винагороди за додавання.
Авторські права на реферати належать їх авторам.

Особливості створення документів

Реферати > Діловодство > Особливості створення документів

Тема: Особливості створення документів

План

Вступ

Розділ І. Документування управлінської діяльності установ.

Класифікація документів.

Вимоги до бланків документів.

Вимоги до текстів службових документів.

Розділ ІІ. Складання та оформлення службових документів.

2.1. Складання документів.

Оформлення документів.

Оформлення додатків до документів.

Розмноження документів.

Додатки

Список використаної літератури


Вступ

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у пе­реведенні його на державну мову, широкому застосуванні ком­п'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхід­ності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє .встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тя­ганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням до­кументів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

На сучасному етапі діяльність будь-якого закладу, установи, фірми, організації без секретаря неможлива. Секретар - перший, з ким зустрічається відвідувач в установі. Від нього багато в чому залежить, як розпочне свій робочий день керівник. Від поведінки секретаря залежить престиж фірми, в якій він працює, зрештою, настрій партнерів і клієнтів фірми, установи, організації. Секретар - це помічник, який основну роботу з документами бере на себе, даючи змогу керівникові творчо працювати в суто виробничому плані.

Документи з’явились разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передавання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті.


Розділ І. Документування управлінської діяльності установ.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими пра­вилами на паперових або магнітних носіях управлінських діл, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наяв­ності та змісту управлінських діл, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений но­менклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.3. Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, по­ложеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних уста­нов, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

• Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і роз­порядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабіне­ту Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Рес­публіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;

• провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання устано­вою покладених на неї завдань і функцій;

• потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, до­водяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розси­лати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофон чи диктофон, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносять­ся до протоколу.

2.8. Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організацій, що нале­жать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

2.9. Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездо­кументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефо­ну), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту до­кумента може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

1.1. Класифікація документів.

"КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла­сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі кла­сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками: * спосіб фіксації інформації; * зміст; * назва; * вид; * складність; * місце складання; * термін виконання; * походження; * гласність; * юридична сила; * стадія виготовлення; * термін зберігання; * рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні до­кументи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фо­тографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання про­цесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не­змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та об­робленні економиться час;

• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, кон­тролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі доку­менти:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по­значкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

Перейти на сторінку номер: 1  2  3  4 Версія для друкуВерсія для друку   Завантажити рефератЗавантажити реферат