На сайті 11893 реферати!

Усе доступно безкоштовно, тому ми не платимо винагороди за додавання.
Авторські права на реферати належать їх авторам.

Реквізити документів

Реферати > Діловодство > Реквізити документів

Вступ.

Значна частина управлінських функцій не тільки здійсню­ється за допомогою докумен­тів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначен­ня, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу — спрощення ро­боти з документами, прискорення їх складання та оформ­лення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково об­грунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах уп­равління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинопис­не оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпо­рядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів до­кументів, використання різних варіантів оформлення окре­мих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандар­тизації.

Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та змі­ни у раніше встановлені правила, по-іншому розв'язує де ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации, системы организационно-распорядительной документации, тре­бования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 1990.

які питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр до­кументів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адре­са, заголовок та ін., а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні склада­тися у суворій відповідності до ГОСТу.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.


Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих до­кументів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів вико­ристовується такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу; ,

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.



Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено циф­рами в кружечках), а також наведено зразки документів (служ­бовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з про­токолу — на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38— 90 «Система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов»).

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку­мента (на рис. 4 береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві­зитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення до­кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

• лівого — 20 мм (8 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);

• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку­ментации. Формуляр-образец»:

• лівого — 35 мм (13 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);

• нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.


Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери рекві­зитів позначено цифрами в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві­зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, роз­ташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 простав­ляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.


Реквізити документів та їх оформлення.

Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою орга­нізації. Як емблему можна викорис­товувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

Зображення держав­них нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.

Код форми докумен­та - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, органі­зації, установи.

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

Перейти на сторінку номер: 1  2  3 Версія для друкуВерсія для друку   Завантажити рефератЗавантажити реферат