На сайті 11893 реферати!

Усе доступно безкоштовно, тому ми не платимо винагороди за додавання.
Авторські права на реферати належать їх авторам.

Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Реферати > Діловодство > Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Уніфікована сиситема організаційно-розпорядчої документації ,включена до ДКУД як самостійна система,являє собою сукупність стандартів,інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання,спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів.УСОРД включає такі уніфіковані форми документів:акт,графік відпусток,доповідна записка,інструкція,положення,постанова,правила,наказ,протокол,розпорядження,рішення....та деякі інші-всього 73 уніфіковані форми документів.Ця система придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту.Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів,що входять до комплексу УСОРД,вони поділені на функціональні підсистеми.Ці підсистеми побудовані на функціональному поділу документних форм відповідно до конкретних завдань управління.УСОРД складається з таких підсистем:

-підсистема ,призначена для розв’язання завдань створення ,реорганізації та ліквідації організацій,установ і підприємств;

-підсистема для забезпечення кадрами організацій,установ і підприємств.

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань ,хоча розширення системи забезпечується наявністю резервних кодів за рахунок як нових форм у межах існуючих функціональних підсистем,так і формування нових підсистем.

Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов’язана з процесом обробки інформації як традиційним способом,так і за допомогою комп’ютерних мереж.

Уніфікація інформаційних складових документів,пов’язана з їх змістовою уніфікацією,передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів,що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі.В сучасному менеджменті функціонують документи,які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях,що містять загальну або конкретну характеристику стану об’єкта управління.Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним,тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових,що міститься в цих документах,має першочергове значення.На практиці ці поняття часто ототожнюються ,хоча вони не ідентичні:відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю.Так,показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки.при цьому провідна інформаційна роль належить показникам,коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності.Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

Розмежування термінів “показник” і “реквізит” має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів,у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги.особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економік.Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.

Обов’язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні,від від локального до міжнародного ,є однакове тлумачення

9

понять і термінів.Ті з них,що використовуються в процесі уніфікації документів,можна умовно поділити на дві групи:перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів(уніфікація і стандартизація документів,документ,уніфікований документ,уніфікована форма документа,вид документа,уніфікована система документації,формуляр-зразок тощо),друга ж призначення для використання в самих уніфікованих системах документації(бланк документа,реквізит,текст,анкета,трафарет,таблиця,табулятор...)Перша група має теоретико-методично значення.а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.

1.4. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов’язані з їх подальшою стандартизацією,тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави.такі роботи,від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу,мають здійснюватись на основі відповідної державної програми.Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стіндартизації управлінських документів:

-досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

-зменшення кількості видів документів;

-підвищення інформативності документів;

-системність ;

-комплексність;

-стабільність вимог;

-економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих ьелементів.Цей принцип є одним із найважливіших,принаймі для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких,інших управлінських систем документації.В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації,серед яких-традиційна,графічна,електронна.Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів.які входять у систему.сучасні комп’ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів,тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа,включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчогих документів.

Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізиті.ці правила також повинні мати мінімальну варіативність.оскільки організаційно-розпорядчі документи є преважно текстовими,в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові,виробити єдину схему їх побудови,звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби,використовувані при підготовці текстів.

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих документів є їх багатофункціональнысть .що виявляється як при документування основних функцій управління ,так і в межах певного рывня управління,тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів.незалежно від ієрархічного управління і відомчої специфіки.Основні правила і вимоги до створення.обробки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163-2003 “Державна уніфікована система докумнтації.Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації.вимоги до оформлення документів ”.

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація

10

складається з багатьох видів і різновидів документів,що функціонують у традиційному

діловодстві всіх установ .підприємств і організацій і є об’єктом постійного вдосконалення й раціоналізації.Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене,з одного боку,ієрархічною субординацією,а з іншого-необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту.В комп’ютеризованому менеджменті документ сам по собі вже не є інструментом управління:набагато більшого значення набуває інформація,яку містить сам носій ,її достовірність і правове забезпечення.Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилання на ці джерел,якщо вони не мають законодавчого підтвердження.

Перейти на сторінку номер: 1  2  3  4  5  6 Версія для друкуВерсія для друку   Завантажити рефератЗавантажити реферат