На сайті 11892 реферати!

Усе доступно безкоштовно, тому ми не платимо винагороди за додавання.
Авторські права на реферати належать їх авторам.

Електронний документообіг

Реферати > Різне > Електронний документообіг

§4 Очікувані результати впровадження

Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.

Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.

Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.

Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).

Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.

Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.

Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Єдиний інформаційний простір Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь.Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.

РОЗДІЛ 2. Особливості загальної організації діловодства в установі

В даній курсовій роботі дослідження будуть проводиться на базі системи документообігу Броварської адміністрації (БА), де мені довелося проходити виробничу практику. Броварська адміністрація є органом місцевого самоврядування, який представляє спільні інтереси територіальних громад. Діяльність адміністрації, її органів здійснюється відкрито та гласно, базується на колективному, вільному обговоренні та вирішенні питань, урахуванні громадської думки. На сесії, засіданнях її органів, можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної ради, представники місцевих рад, органів виконавчої влади, трудових колективів, політичних партій, об’єднань громадян, засобів масової інформації.

Броварська адміністрація комплектується з фахівців, які мають вищу (економічну, юридичну...) освіту і необхідну теоретичну і практичну підготовку. Усі співробітники відповідають за здійснення своїх функцій згідно з розподілом обов’язків та посадових інструкцій, затверджених головою.

Виконавчий апарат адміністрації забезпечує здійснення повноважень, наданих їй Конституцією України та Законами України. Виконавчий апарат здійснює організаційне, правове, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічне забезпечення діяльності адміністрації, її органів, депутатів, сприяє здійсненню взаємодії і зв’язків з територіальними громадами, органами виконавчої влади, органами та посадовими особами місцевого самоврядування. Структура і чисельність виконавчого апарату, витрати на утримання встановлюються радою за поданням її голови. Виконавчий апарат очолює голова цього ж апарату. [6]

Спостерігаючи за роботою служби діловодства можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації переважно офіційно-гозпорядчого характеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. Документи, що використовуються в роботі Адміністрації: накази, інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.

§1 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі та його підрозділах, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобов’язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення – реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа. Індекси структурних підрозділів на наступний рік надаються Управлінням справами відповідно до затверджених штатних розписів центрального апарату Броварської міської адміністрації та підпорядкованих їй структурних підрозділів.

При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.

До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Управління справами, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Голови Адміністрації, а також засідань ради, доручення Голови Адміністрації або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами. [4,C. 8-10]

Схеми обігу вхідних та внутрішніх документів дивиться додаток 1.

§2 Розроблення та надсилання вихідної кореспонденції

До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обов’язкового узгодження. У разі наявності такої вимоги, загальний відділ не має права відправляти вихідну кореспонденцію без наявного штампу встановленого зразку «Погоджено». Вихідні документи в тому числу і на ПК обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).

Перейти на сторінку номер: 1  2  3  4  5  6 Версія для друкуВерсія для друку   Завантажити рефератЗавантажити реферат