На сайті 11892 реферати!

Усе доступно безкоштовно, тому ми не платимо винагороди за додавання.
Авторські права на реферати належать їх авторам.

Електронний документообіг

Реферати > Різне > Електронний документообіг

Під час приймання від виконавців документів обов’язково перевіряється правильність написання та оформлення документу з усіма їх реквізитами, правильність зазначення адреси, наявність усіх необхідних підписів (віз) на документі, відповідність кількості примірників кількості адресатів тощо. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамт «Підлягає поверненню».

У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах. [4,C. 11-13]

Схему обігу вихідних документів дивиться додаток 2.

РОЗДІЛ 3. Практична реалізація електронного документообігу на прикладі БДД «Документ» Броварської адміністрації

§1 Автоматизація діловодних процесів

Автоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства в БА та її підрозділах, засобом підвищення ефективності та здешевлення управлінської діяльності. Можна помітити, що автоматизація використовується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Програмно-технічні засоби автоматизації діловодних процесів сумісні і передбачають їх об’єднання в єдину Корпоративно обчислювальну мережу Броварської адміністрації. З метою інтегрування документального середовища в єдиний інформаційний простір АІС «Адміністрація», а також оптимізації завантаження технічних засобів, запобігання їх простою, використовуються обчислювальні інформаційні мережі та технологія «клієнт-сервер». Комплекс програмно-технічних засобів Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація» забезпечує збирання, обробку та передачу інформації в електронному вигляді, сумісному з інформаційними системами органів державного урядування. Керівництво Адміністрації та її підрозділів несе відповідальність за ефективність та дотримання посадовими особами правил використання засобів автоматизованої обробки інформації, а також знання посадовими особами правил користування в межах їх службових обов’язків програмно-технічними засобами АІС «Адміністрація».

§2 Приймання та електронна реєстрація документів

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства «Документ» (далі – БДД «Документ») Броварської адміністрації, відповідних відомостей про цей документ.

Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату БА та призначені для опрацювання здійснюється в загальному відділі Управління справами спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу.

Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом в БДД «Документ» центрального функціонального вузла Автоматизованої інформаційної системи Броварської адміністрації (далі – АІС «Адміністрація»).

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються у БА, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді.

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в БДД «Документ» згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному середовищі БДД «Документ» документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційними атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація». [4,C.18]

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділі Управління справами. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка. Склад обов’язкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки визначається проектно-технічною документацією АІС «Адміністрація». До центрального банку даних заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які надійшли та зареєстровані у БА.

Інформаційний фонд БДД «Документ» забезпечує працівників Комітету відомостями про всі документи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі користувачі підсистеми діловодства та контроля мають право безпосередньо або за допомогою адміністратора БДД «Документ» отримати необідну їм інформацію щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаною посадою.

При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в БДД «Документ», а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визначенням свого прізвища та дати отримання документу.

§3 Реєстраційно контрольні картки

Основною одиницею обліку в системі є РК документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку. При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами ЕДД документу більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження. [5, C. 6]

§4 Організація контролю за виконанням документів

Управлінням справами здійснюється контроль за виконанням документів лише таких, що є зареєстрованими в Підсистемі діловодства та контролю АІС «Адміністрація». Відповідальність за виконання документів, в яких визначено відповідальним за кінцевий результат, несуть керівники. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює загальний відділ (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»; у структурних підрозділах контроль здійснює відповідальний за діловодство співробітник (діловод).

Перейти на сторінку номер: 1  2  3  4  5  6 Версія для друкуВерсія для друку   Завантажити рефератЗавантажити реферат