На сайті 11892 реферати!

Усе доступно безкоштовно, тому ми не платимо винагороди за додавання.
Авторські права на реферати належать їх авторам.

Інформаційно-документаційне забезпечення управління

Реферати > Менеджмент > Інформаційно-документаційне забезпечення управління

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства (ЄДСД), затверджена Кабінетом Міністрів України.

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів.

В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату:

· уніфікація і стандартизація документів;

· раціональна організація обігу документів і зберігання документів;

· економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством;

· автоматизація та механізація праці управлінців.

У 1973 році, коли ЄДСД була створена тільки починалось впровадження EOМ, тому основні положення ЄДСД базувались в основному на механізації процесів складання і оформлення документів. Впровадження ЄДСД дозволило досягнути певної однорідності в організації діловодства в країні.

В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації (УСОРД). УСОРД – це комплекс стандартів, взаємопов’язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів. УСОРД ґрунтується на базових стандартах – ДСТУ 2732-94 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення", у якому стандартизовано основні положення і означення діловодства і архівної справи як галузей, пов’язаних із документуванням та роботою з документами впроцесі управлінської діяльності. Ці стандарти встановлюють склад реквізитів, вимоги до їх змісту й розташування,вимоги до бланків та оформлення документів тощо. В УСОРД входить близько 21 виду документів, 6 з яких не входять в комплекс уніфікованих форм.

Основні положення ЄДСД і ГОСТи на УСОРД стали головними нормативно-методичними документами, на підставі яких організовувалось і удосконалювалось документаційне обслуговування в 70-80 pp. XX ст. Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і відомств дозволило привести документаційне обслуговування у відносну однорідність в галузі. Впровадження EOМ в управлінні, в свою чергу, вимагає переробки основних положень ЄДСД з урахуванням змін технологій складання і опрацювання документів.

У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система базується вже на ЕОМ, але водночас враховує і можливості традиційного ручного опрацювання документів.

Автоматизація система документаційного забезпечення

Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них.

Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.

Обчислювальна техніка, що обслуговує різні системи автоматизованого опрацювання інформації, дозволяє максимально вивільняти керівників та спеціалістів від нетворчої роботи і, що найголовніше, дає їм можливість користуватися оперативнішим і зручнішим для сприйняття комплексом інформації, якого в умовах ручних методів опрацювання документів отримати неможливо. Заснована на ОТ інформаційна технологія звільняє інтелект людини від рутинних операцій, зменшує кількість хибних управлінських рішень і стимулює творчу діяльність людини.

Комп'ютеризація процесу управління повною мірою повинна враховувати специфіку управлінської організаційної діяльності, провідну роль людського фактора у виконанні функцій управління, прийнятті єдино вірного рішення. ЕОМ відіграє в цій діяльності лише допоміжну роль, бо виконує за людину набір технічних операцій щодо своєчасної видачі необхідної корисної і повної інформації. Кінцеве рішення завжди залишається за людиною.

Управлінська інформація надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого (офіційного) документа і, як правило, на проміжній або завершальній стадії вирішення функціонального завдання вихідна інформація також фіксується у вигляді документа, що читається машиною. Документ, що читається машиною, потребує юридичного оформлення. Зображення інформації на екрані дисплея (відеограма, відеоформа, відеокадр) формується з урахуванням правил побудови форми відповідного документа. У зв'язку з цим ефективність впровадження обчислювальної техніки в апараті управління залежить від ступеня вдосконалення зовнішнього інформаційно-документаційного забезпечення автоматизованої системи: повноти уніфікації складу, змісту і форми документів, упорядкованості маршрутів руху документів, вибіркового розподілення інформації за її користувачами.

Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів – довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.

Поява на початку 1980-х років сучасних типів великих та малих ЕОМ, які комплектуються периферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені для організації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації – інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління.

Найважливіша відмінність автоматизованої системи документаційного забезпечення управління від інших типів автоматизованих систем (підсистем) орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувала інтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На цій основі стає реальним практичне створення концепцій автоматизованого інформаційного забезпечення, і, в результаті цього, якісно змінюється технологія роботи працівників апарату управління.

Перейти на сторінку номер: 1  2  3  4 Версія для друкуВерсія для друку   Завантажити рефератЗавантажити реферат